Réaliser un mailing personnalisé avec IBM Notes

Simplifier et automatiser la mise à jour des données dans nos reportings est un bon moyen de ne pas perdre de temps avec une tâche répétitive et sans valeur ajoutée.
Mais il y a une autre tâche fastidieuse qu'il ne faut pas oublier : envoyer le reporting personnalisé à chaque personne. Selon le nombre de destinataires, cela peut être très long.
Alors si vous ne voulez pas perdre une demi-journée à envoyer des mails, vous devriez lire cet article !


 

Présentation du fichier

Ce tutoriel permet de réaliser un mailing personnalisé et avec pièce jointe via IBM Notes. Si vous utilisez Outlook comme programme de messagerie, consultez cet article pour une version adaptée au logiciel.

Pour le mailing via IBM Notes, téléchargez le fichier en cliquant ici ou sur le bouton ci-dessous.

logo telecharger fichier

Vous retrouvez l'ensemble des explications dans l'onglet Guide.

Le fichier est composé de 2 feuilles de calcul :

  • Mail : On y rédige l'objet et du corps du mail avec une structure commune pour tous les destinataires, les champs à personnaliser sont précisés ici
  • Destinataires : On liste les destinataires avec leurs noms et adresses mails ainsi que les fichiers à joindre

 

Rédiger le mail

Deux options sont possibles pour paramétrer le mail :

  • Editer dans Visual Basic Editor
  • Utiliser le formulaire dans la feuille Mail

Dans les deux cas, le mail est personnalisable pour chaque destinataire. On coche simplement l'option qui nous convient.

 

Utilisation du formulaire de la feuille Mail

Cette solution est la plus simple et la plus accessible.
L'objet et le corps du mail ont une structure commune à tous les destinataires. C'est ici que nous la renseignons, dans les deux champs prévus.

Personnalisation objet corps mail feuille calcul

Pour personnaliser le mail, on utilise les champs qui figurent dans le tableau des destinataires, dans la feuille du même nom.
On place le nom exact du champ, tel qu'il figure dans l'en-tête du tableau, entre des crochets doubles.

Champs personnalises mailing tableau destinataires

Les crochets doubles laissent la possibilité, si besoin, d'utiliser des crochets simples dans le texte du mail.
En revanche, dès qu'Excel rencontre '[[', il cherche une colonne qui porte le nom qui suit dans le tableau des destinataires. Si cette colonne n'existe pas, un message le signale et le mailing est annulé.

Controle champs personnalises mailing

Dans l’exemple, le nom du destinataire a été ajouté au début du mail.
Libre à vous d’ajouter d’autres champs au tableau si vous voulez compléter vos mails avec d’autres éléments.

Pour forcer un renvoi à la ligne au sein d'une cellule Excel, on utilise Alt+Entrée. La touche Entrée seule valide le contenu.

 

Edition du mail dans le code VBA

Ce mode d'édition s'adresse à ceux qui connaissent déjà le langage VBA et qui seront peut-être plus à l'aise dans cette interface.
Dans VBE, on modifie la procédure Mailing_IBMNotes située dans le Module1, l’ensemble du code y est disponible.
La partie concernant le contenu du mail se situe à partir de la ligne 72, avec une section pour l’objet (propriété .Subject) et une pour le corps (propriété .Body). Les deux sont entièrement modifiables.

Explications modifications code mailing personnalise ibm notes

Le nom du destinataire est de nouveau placé dans le corps du mail.
Là encore, vous pouvez ajouter des champs au tableau. Ensuite, vous pouvez vous y référer, soit en utilisant leur nom, soit leur index au sein du tableau.

Si vous souhaitez consulter ou modifier le code VBA, vous pouvez commencer par lire notre tutoriel, cliquez ici pour retrouver la 1ère partie.

 

Créer le tableau des destinataires

Dans la feuille Destinataires figure un tableau avec un identifiant en point d’entrée.

Cet identifiant peut être assimilé à une personne : un matricule pour désigner un salarié, un numéro de zone pour un commercial...
Il peut aussi être assimilé à une entité : un code agence pour un point de vente, un code BU pour un service...

A vous de voir comment structurer le tableau en fonction de l’envoi que vous devez faire.

 

Adresses mail

Comme dans un mail classique, les trois champs A, Cc, Cci sont à votre disposition. Quelques consignes pour les compléter correctement.

  • Seul le champ A est obligatoire
  • Renseignez une ou plusieurs adresses dans chacun d’eux
  • Si vous renseignez plusieurs adresses, elles doivent être séparées un point-virgule ;

Tableau destinataires mailing

Avant envoi, le format des adresses est contrôlé selon la norme RFC 6530.
Si une adresse n’est pas à ce format, l’envoi est stoppé. Pour faciliter les choses, aucun mail n’est envoyé. Vous pouvez corriger les erreurs et reprendre votre mailing depuis le début sans vous soucier de ce qui a déjà été envoyé.

 

Pièce jointe

L’utilitaire laisse la possibilité d’envoyer un mail sans pièce jointe. Dans ce cas, il suffit de laisser le champ vide.
En revanche, si on renseigne une adresse, un contrôle vérifie que le fichier existe bien à cette adresse. Si ce n’est pas le cas, la procédure est là aussi stoppée avant même l’envoi du premier mail.

Vous pouvez utiliser une formule pour reproduire le même modèle d’adresse fichier et vous servir de l’identifiant, par exemple, pour distinguer les différentes versions. Regardez l'exemple dans le fichier joint.

Adresses pieces jointes formules
 

Autres champs

Nous pouvons donc aussi ajouter nos propres champs pour personnaliser le texte du mail. Le champ Nom du destinataire fait partie de ceux-ci, il est utilisé dans l'introduction du mail.

En revanche, les 4 champs dont nous avons parlé jusque-là (A, Cc, Cci et Pièce jointe) ne doivent être ni supprimés ni modifiés. Leur nom est utilisé dans la procédure d'envoi du mailing.
Si vous modifiez ces champs, il faudra corriger le code de la procédure également. Si vous ne les utilisez pas, ignorez-les simplement.

 

Lancer le mailing

Une fois toutes les options correctement réglées, on lance l’envoi en cliquant sur le bouton Envoi du mailing.

Bouton envoi mailing

Le contrôle des adresses mails et fichiers est alors lancé. Si une erreur est détectée, elle est signalée par ce type de message.

Message erreur envoi mailing

La procédure est interrompue, aucun envoi n’est fait et on peut donc corriger les erreurs avant de la relancer.

Lorsqu’aucune erreur n’est détectée, un message de confirmation avant envoi apparaît laissant encore la possibilité d’interrompre.

Message confirmation envoi mailing

Après avoir cliqué sur Oui, l’ensemble des mails sera donc envoyé.

 

Quand utiliser cet utilitaire ?

En introduction, nous avons mentionné l’envoi de reportings Excel mais vous pouvez envisager bien d’autres applications dès lors que vous souhaitez un mail personnalisé pour chaque destinataire :

  • Envoi de mails d’informations sans pièce jointe (cf. section précédente pour personnaliser le corps du mail). Par exemple, notification de remboursement de notes de frais
  • Envoi de courriers individuels au format Word ou PDF. Par exemple, envoi de relevés de factures à vos clients

L’option du mail sans pièce jointe ressemble à ce qu'on peut faire via un publipostage dans Word. Les options de mise en forme seront plus riches si on procède ainsi mais cela nécessite une étape supplémentaire. Envoyer le mail directement via ce fichier sera donc plus rapide.
Si vous voulez apprendre à réaliser un publipostage dans Word, suivez ce lien.

Sinon, utilisez le fichier à chaque occasion où il pourra vous faire gagner du temps !
N’hésitez pas à nous dire si vous avez d’autres cas dans lesquels ce fichier vous est utile. Vous pouvez aussi nous dire si certains envois ne sont pas possibles en l’état. Nous verrons s’il est possible de modifier le fichier.

 

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3 réponses à Réaliser un mailing personnalisé avec IBM Notes

  1. JC dit :

    Bonjour,
    Merci pour ce programme très bien expliqué.
    Je rencontre tout de même une erreur au lancement : Projet ou Bibliothèque introuvable (correspond à l’objet « objregexp »),
    auriez vous une idée ?

    Cordialement.

  2. Léo dit :

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour ce fantastique tuto !!

    J’ai 2 questions :

    – comment ajouter la possiblité de recevoir un accusé de lecture ?

    – je reçois le message d’erreur suivant :

     »

    Erreur d’exécution : ‘7000’:

    Erreur Notes : La base contient déjà un document avec cet ID (UNID)

     »

    En guise de test, j’ai demandé que tous les courriels soient envoyé à mon adresse. La première fois, je reçois le message d’erreur et 3 courriels, la seconde fois le message d’erreur et un courriel.

    Merci beaucoup.

    Bien à vous,

    Léo

  3. Hmida dit :

    Merci bien
    Vous m’avez épargné un temps fou

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