Réaliser un publipostage avec Word et Excel

Aujourd’hui, utilisons Office comme une vraie solution informatique et faisons coopérer Excel avec Word. Les publipostages réalisés dans Word à l’aide d’un fichier Excel font partie des tâches courantes. Aussi, je vous propose un tutoriel simple pour réussir à tous les coups vos publipostages et ne pas rater la liaison entre vos fichiers.
L’exemple sera fait autour d’un courrier classique, je vous expliquerai à la fin de l’article comment réaliser également des étiquettes ou des enveloppes de la même façon.


 

1ère étape : créer la liste avec Excel

Dans un premier temps, nous commençons dans Excel pour établir la liste des destinataires.

Créons un nouveau classeur Excel. Pour faciliter la lecture des champs dans le futur courrier, nous limitons la mise en forme au strict minimum.
Ainsi, la ligne d’en-tête figure dès la première ligne, première colonne. Word la détectera automatiquement. Nous donnons également un nom à chacune des colonnes. Des noms différents seront aussi plus faciles à interpréter, évitons les doublons.

Publipostage en tete fichier Excel

Les données sont entrées à la suite, sans ligne vide intercalée.

Publipostage liste destinataires Excel

Voilà, on a terminé pour cette première partie. Enregistrons le fichier et passons dans Word.

 

2ème étape : rédiger le courrier avec Word

Créons un fichier Word et rédigeons le courrier avec tous les éléments ‘fixes’, qui ne varieront pas suivant le destinataire.
Nous laissons juste de la place aux endroits où nous voulons insérer les champs issus du fichier Excel : nom, adresse…

Ensuite, relions ce fameux fichier à notre modèle de courrier. Dans le ruban, sélectionnons la rubrique Publipostage > Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante…

Publipostage liste existante Word

Dans la nouvelle fenêtre, nous allons chercher le fichier Excel enregistré à l’étape précédente.

Publipostage selection fichier Excel

Nous sélectionnons ensuite l’onglet dans lequel figure notre liste. Nous avons entré une ligne d’en-tête, nous laissons l’option cochée.

Publipostage selection onglet Excel

Nous pouvons insérer les champs figurant dans cette liste. Si Word nous propose d’insérer lui-même des blocs d’adresses par exemple, il est souvent plus simple de le créer par nous-mêmes pour être sûr du résultat final.

Publipostage liste champs fusion Word

Dans notre courrier, nous nous positionnons au niveau de la zone réservé au destinataire.
Puis nous cliquons dans le ruban Publipostage, nous cliquons sur Insérer un champ de fusion. Et nous créons ce bloc adresse en insérant le champ Nom, puis la ligne en-dessous le champ Adresse et enfin sur la 3ème ligne le Code postal et la Ville séparés par un espace.
Voilà le résultat que nous obtenons.

Publipostage apercu courrier Word

Pour vérifier que les résultats sont corrects, cliquons sur le bouton Aperçu des résultats, toujours dans le ruban Publipostage.
Nous pouvons ensuite utiliser les flèches de navigation ou le compteur pour contrôler les autres destinataires.

Publipostage apercu resultats

Pour terminer, nous avons plusieurs options à notre disposition pour fusionner les fichiers.

Publipostage fusion Word

  • L’option Imprimer les documents... imprime directement tous les courriers, ou du moins ceux que vous avez sélectionnés.
  • La première option Modifier des documents individuels... génère un fichier contenant tous les courriers. C’est pratique pour conserver une copie du fichier tel qu’il était au moment de l’envoi. Surtout si votre fichier Excel est amené à être modifié.
  • La dernière option permet d’envoyer un mail depuis Outlook à partir du courrier saisi.

 

Après avoir choisi le champ dans lequel figure l’adresse mail, trois possibilités s’offrent de nouveau à nous pour le format d’envoi.

  • Avec Pièce jointe, le courrier est envoyé au format Word en pièce jointe mais sans aucun message
  • Avec Texte brut, aucune mise en forme n’est appliqué, dommage de rédiger un document Word pour ça au final
  • L’option HTML me paraît correcte. Le texte est copié avec sa mise en forme dans le corps du mail

Publipostage fusion mail

Si vous voulez une autre alternative pour réaliser un mailing, notamment si vous souhaitez envoyer une pièce jointe, je vous invite à consulter cet article et à télécharger le fichier.

Quelle que soit l’option de fusion choisie, vous avez la possibilité de sélectionner vos envois : tous, celui en cours ou une plage de destinataires, qui sont forcément les uns à la suite des autres.

Publipostage fusion enregistrements

Pour une sélection plus fine, voyons tout de suite comment faire.

 

Affiner ses publipostages

Filtrer et trier les destinataires

Dans le ruban Publipostage, cliquons sur Modifier la liste des destinataires pour en ajuster la sélection.

Publipostage modifier liste destinataires

Par défaut, tous les enregistrements du fichier Excel sont ajoutés à la liste des destinataires. Dans cette fenêtre, nous avons la possibilité de décocher les destinataires à qui nous ne souhaitons pas envoyer de courrier.

Publipostage liste destinataires Word

Pour aller plus vite, nous pouvons aussi cliquer sur Filtrer… pour conserver les destinataires répondant à un ou plusieurs critères.

Publipostage filtre tri destinataires

Avec l’option Trier..., nous classons les destinataires selon un ordre précis : nom, code postal, code client… En fait, tout ce qui peut faciliter nos envois par la suite.

 

Créer des étiquettes ou des enveloppes

Je vous l’avais annoncé au début du post, l’exemple traité jusqu’alors ne concernait qu’un courrier. Mais nous pouvons aussi générer des étiquettes ou des enveloppes via le publipostage.

Pour les créer, ça se passe une fois de plus dans le ruban Publipostage. Nous sélectionnons le type qui nous convient.

Publipostage creer etiquettes enveloppes
Publipostage menu creation etiquettes enveloppes

Derrière le bouton Options… se trouvent les différents formats existants. Pour les étiquettes, la liste est longue, regardez sur l’emballage de vos étiquettes, ça vous évitera de devoir trouver les bonnes dimensions.

Publipostage options etiquettes

Si besoin, vous pouvez créer votre format en renseignant les dimensions, cliquez sur Nouvelle étiquette...

Prenons un format d’étiquettes et cliquons sur Nouveau document pour créer une planche avec le format choisi.

Nous ajoutons alors les champs de la même manière que nous l’avions fait pour les courriers.
A la différence près qu’à la fin de chaque étiquette, nous rajoutons le champ ‘Enregistrement suivant’ pour indiquer à Word de passer à la ligne suivante dans le tableau source.
Pour créer une planche d’étiquettes complètes au même nom, il ne faut passer à l’enregistrement suivant qu’à la fin de la page.

Publipostage etiquettes apercu

Pour insérer ce champ, il faut cliquer sur le bouton Règles (à côté de la liste des champs de fusion) et choisir Suivant.

Publipostage regles fusion

Il peut évidemment être utilisé sur un document A4 standard pour créer, par exemple, des cartons d’invitation à découper ensuite.

 

Mettre en forme les champs

Word ne reprend que la valeur dans les champs de fusion. Si cela ne pose pas de problème pour les textes, ce n’est pas le cas pour certains nombres.

Prenons l’exemple des codes postaux. Le format Code postal est bien utilisé dans le fichier Excel mais Word n’en tient pas compte dans le courrier et reprend uniquement la valeur, ci-dessous 6364 et non 06364.

Publipostage valeur sans format

Heureusement, nous pouvons forcer le format dans Word.
Appuyons sur Alt+F9 dans le modèle de courrier. L’affichage bascule alors sur le ‘code’ des champs.

Publipostage code mergefield

Derrière le MERGEFIELD CP, nous rajoutons \# "00000". \# indique que nous utilisons un affichage de type nombre. Ensuite il ne reste plus qu’à utiliser un code pour format de nombre de la même manière que dans une cellule Excel. Je vous renvoie vers cet article si vous ne connaissez pas les formats de nombre personnalisés.

Appuyons de nouveau sur Alt+F9 pour revenir à l’affichage standard et vérifier le résultat.

Publipostage champ format numerique code postal

Tous les formats de nombre ou de date sont disponibles, il suffit d’entrer le code, ci-dessous un exemple avec un format monétaire.

Publipostage champ format monetaire

Pour les dates, il faut utiliser le préfixe \@ comme par exemple.

Publipostage champ format date

En conclusion, je vous renvoie vers la page où vous trouverez un fichier Excel pour envoyer un mailing via Outlook. Vous pourrez ainsi envoyer des pièces jointes avec un message dans le corps du mail.

Pour compléter tout cela, je vous propose un fichier pour enregistrer et archiver vos courriers publipostés individuellement et au format PDF. Découvrez comment faire en suivant ce lien. Ainsi, si vous les envoyez par mail, ils ne seront pas modifiables et en utilisant l’utilitaire évoqué ci-dessus, cela sera aussi simple qu’avec le publipostage Word !

Donc à très bientôt !

 

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Une réponse à Réaliser un publipostage avec Word et Excel

  1. CROCHU dit :

    Bonjour.
    Savez-vous s’il est possible d’enregistrer chaque exemplaire fusionné par publipostage avec un nom de fichier différent et personnalisé ?
    D’avance merci

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