Découvrir la fonction RECHERCHEV

Lors de notre article sur les alternatives à la fonction SI, je vous ai parlé de la fonction RECHERCHEV. Mais j’ai manqué à mes obligations en ne vous la présentant pas auparavant.

Certes, la fonction RECHERCHEV est très connue mais bien souvent, uniquement de nom. Sans réellement savoir ce qu’elle est capable de faire. Aujourd’hui, je vais donc réparer mon erreur et la présenter à ceux qui ne la connaissant pas encore.


 

Croiser des informations issues de deux tableaux

Si la fonction RECHERCHEV est si connue, c’est surtout grâce à cette utilisation que l’on peut en faire. Quand quelqu’un vous parle de RECHERCHEV, il y a de fortes chances que ce soit dans un cas de ce type.
Prenons un exemple et voyons comment ça marche.

 

Dans quel contexte utiliser la fonction ?

Nous disposons d’un premier tableau de données ‘incomplet’. Par incomplet, il faut comprendre qu’il nous manque des informations pour notre reporting ou notre analyse de données.

Ci-dessous, nous avons une synthèse des ventes par commercial. Pour désigner chacun d’eux, nous n’avons à notre disposition que leur matricule. C’est peu parlant et le nom serait plus pratique pour lire ce tableau.

RECHERCHEV tableau initial

Heureusement, nous disposons également d’une liste du personnel avec diverses informations pour chaque personne dont le matricule et le nom.

RECHERCHEV table correspondance

Grâce à la fonction RECHERCHEV, nous sommes capables de ramener le nom dans le premier tableau en utilisant le matricule, qui est lui commun aux deux, comme point d’entrée.

 

Comment marche la fonction ?

Reprenons l’exemple précédent. La formule ci-dessous permet de ramener le prénom de la personne à partir de son matricule.

Exemple fonction RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV se rédige en quatre parties, voyons l’aide à la saisie que nous propose Excel :

Aide saisie fonction RECHERCHEV

  • Valeur cherchée : l’identifiant commun aux deux tableaux de données. On choisit celui du tableau que l’on souhaite compléter, ici la cellule B9
  • Table matrice : le tableau où l’identifiant doit être cherché. C’est donc la deuxième table de données, ici les colonnes B et C dans la feuille Liste du personnel
  • N° index de colonne : le numéro de la colonne où figure l’information à afficher dans le deuxième tableau. Ici, 2 puisque le prénom est dans la deuxième colonne du tableau sélectionné
  • Valeur proche : FAUX dans ce type de recherche puisque nous recherchons la valeur exacte de l’identifiant

Pour vous donner une idée du fonctionnement, on pourrait résumer ainsi.

  1. Excel prend la valeur que vous lui donnez et il la cherche dans la 1ère colonne du tableau indiqué
  2. Il identifie la ligne où elle se trouve
  3. Il vous renvoie ensuite la valeur qui figure sur cette même ligne mais dans la colonne choisie

 

Comment la rédiger précisément ?

Nous allons reprendre les 4 parties de la fonction pour apporter quelques explications complémentaires.

Recherche de la valeur commune

Si elle permet de croiser deux tableaux, la fonction RECHERCHEV doit être placée dans un seul des deux. La valeur cherchée fait toujours référence à l’info commune mais vous devez sélectionner celle du tableau où vous entrez la fonction.

Dans l’exemple précédent, nous ajoutons le nom dans le tableau avec le CA, nous faisons référence au matricule de ce tableau.

Exemple 1 valeur cherchee fonction RECHERCHEV

Inversement, nous pourrions rajouter le CA dans la liste du personnel. Cette fois, il faudrait faire référence au matricule qui figure dans ce tableau.

Exemple 2 valeur cherchee fonction RECHERCHEV

Définition du tableau de recherche

La table matrice désigne l’autre tableau où sera retrouvé doit être cherché l’identifiant.
Pour renseigner ce tableau, les possibilités sont nombreuses : sélectionner précisément la plage, de la première à la dernière cellule, en incluant ou non les en-têtes ou sélectionner l’intégralité des colonnes sans limites de lignes.
Le tableau peut être dans la même feuille de calcul, dans un autre onglet du même classeur ou encore dans un autre fichier.

Il y a une seule contrainte : l’identifiant cherché doit être dans la première colonne de votre tableau.

Dans l’exemple, si on sélectionne les colonnes A à C, la fonction générera une erreur. Excel ne trouvera pas le matricule puisqu’il cherchera uniquement dans la colonne A.

Reference table matrice fonction RECHERCHEV

Déterminer le numéro de colonne

Le numéro de colonne est déterminé au sein du tableau sélectionné.
Dans la liste, nous voulons récupérer le prénom qui figure dans la colonne C, soit la 3ème de la feuille. Mais la table matrice fait référence au tableau B:C, ainsi il s’agit de la 2ème colonne de ce tableau.

Si nous voulons obtenir le nom, il faut étendre la table matrice aux colonnes B:D et préciser le numéro 3.

Exemple 1 numero colonne fonction RECHERCHEV

Mais nous pouvons aussi utiliser cette même référence B:D avec le numéro 2 pour le prénom.

Exemple 2 numero colonne fonction RECHERCHEV

Choisir le type de recherche

FAUX indique à Excel que nous cherchons exactement la valeur. VRAI signifierait que nous accepterions une valeur approchante.

Pour mieux comprendre, voyons ce que ça donne. Nous supposons maintenant que la valeur M0010 ne figure plus dans la liste du personnel.

Avec le critère FAUX, comme ce matricule n’est pas plus présent, Excel renvoie une erreur.

Erreur NA valeur introuvable fonction RECHERCHEV

Le résultat n’est pas bon mais au moins, nous savons qu’il y a un problème.
Si on utilise le critère VRAI, Excel va rechercher une valeur proche de celle entrée. En l’occurrence, il va prendre la première valeur inférieure M0009 et nous donner un résultat.

Erreur type recherche fonction RECHERCHEV

Si cela peut être utile, comme nous le verrons après, dans ce cas précis, c’est problématique.
A un matricule doit correspondre une personne précise et on ne peut évidemment pas donner le nom d’une autre personne sous le prétexte qu’elle a un matricule proche.

Il faut donc bien penser à intégrer le critère FAUX. Si j’insiste sur ce point, c’est que si vous l’oubliez, Excel considérera que c’est un VRAI. Et que vous vous contentez donc d’une valeur approximative.

 

Placer une valeur sur une échelle à paliers

Comme je vous l’indiquais juste avant, c’est dans ce type de cas que nous utilisons le critère VRAI.

Nous l’avons déjà vu dans l’article consacré aux alternatives à la fonction SI, je vous y renvoie pour plus de détails.

 

Dans quel contexte utiliser la fonction ?

La RECHERCHEV est utile dès que nous voulons placer une valeur sur une échelle ordonnée avec des niveaux intermédiaires.
Dans l’exemple ci-dessous, nous avons le calcul d’une prime en fonction du niveau des ventes. Il est bien sûr sous-entendu que pour toute valeur entre 500k€ (inclus) et 600k€ (non inclus), la prime est de 200€. Cela vaut pour tous les paliers.

Table matrice recherche approximative RECHERCHEV
 

Comment marche la fonction ?

Exactement comme pour une recherche exacte. Nous renseignons les 3 mêmes premiers critères : valeur cherchée, table de référence et numéro de colonne.
Seul le dernier argument change… et le mode d’identification de la ligne aussi.

Dans une recherche exacte, Excel va parcourir toutes les lignes jusqu’à trouver précisément la valeur cherchée, ou donner une erreur #N/A sinon.
Avec une recherche approximative, Excel s’arrête dès qu’il trouve une valeur inférieure et une supérieure à la valeur cherchée sur deux lignes consécutives. Pour que ça puisse fonctionner, la table matrice doit donc être triée en ordre croissant.

 

Comment structurer les données ?

Trier la table de référence

Prenons un exemple plus parlant pour tout le monde. Nous calculons une mention au bac en fonction de la moyenne obtenue.

Table matrice triee recherche approximative RECHERCHEV

Ici, pas de problème mais si les valeurs ne sont pas triées, voilà ce que ça donne…

Table matrice non triee recherche approximative RECHERCHEV

Inclure une valeur plancher

Pour revenir à l’exemple du calcul de prime, indiquer qu’elle est de 0€ pour un CA inférieur à 500k€ n’est pas très positif. Pour communiquer auprès des équipes, il est sans doute préférable de commencer à la première ligne avec un montant primé.

Mais pour le calcul Excel, cette ligne sert à éviter les erreurs. Si nous l’enlevons, toutes les valeurs inférieures à 500k€ deviendront introuvables. Et comme avec une recherche exacte, le résultat est une erreur #N/A.

Valeur plancher recherche approximative RECHERCHEV
 

Pour terminer, je vous propose de télécharger un fichier. Dans celui-ci, vous retrouverez les exemples que nous avons vus dans cet article.
J’ai également laissé quelques exercices dans le dernier onglet. Résolvez ces problèmes pour vérifier que vous avez bien compris. Relisez l’article ou appuyez-vous sur les exemples pour vous aider.

Cet article était plutôt long mais il me semblait essentiel. RECHERCHEV est une des fonctions les plus courantes d’Excel, la maitriser est quasiment indispensable à tout utilisateur et ce n’est pas si simple. J’espère que ces explications ont été utiles, n’hésitez pas à poser vos questions en commentaires si besoin.
Nous avons aussi vu certaines limites de la fonction RECHERCHEV. Nous nous retrouverons bientôt pour un nouveau post dans lequel je vous proposerai un moyen de les contourner.

 

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