Comment décortiquer les dates dans Excel

Dans notre premier article sur les dates, nous nous étions arrêtés à l'analyse du calendrier d'Excel et à des calculs de durées simples par différence. Cette fois, nous allons passer à des calculs plus poussés pour 'naviguer' entre les dates ou pour en extraire des informations.


 

Comment générer une date ?

Pour entrer une date dans Excel, il suffit de la saisir directement dans une cellule. Avec un paramétrage français, le format de saisie est le suivant : jj/mm/aaaa.
Nous pouvons également reconstituer une date à partir des éléments qui la composent, c'est le principe de la fonction DATE. Regardons l'exemple ci-dessous.

Utilisation fonction DATE Excel

Calculer des échéances

Nous savons déjà que la gestion des dates en numéros de série permet de trouver une date à partir d'une autre par simple addition ou soustraction d'un nombre de jours.
La fonction DATE permet de faire la même chose mais avec un nombre de mois ou d’années et ça marche aussi avec les jours !

Calculs dates echeance fonction DATE

Cette chronologie numérique présente l'avantage de ne pas avoir à se soucier du nombre de jours dans chaque mois.
Regardons par exemple ces deux dates créées à l'aide de la fonction DATE. La première formule génère le 45 août converti automatiquement en 14 septembre. De même pour les mois, le 15ème de 2016 est en réalité le 3ème de 2017.

Conversion automatique dates Excel

Pas la peine de faire la conversion, Excel s'en charge.

 

Utiliser les fonctions spécifiques

Excel nous propose aussi des fonctions spécialement conçues pour calculer ce genre d’échéances.

Avec la fonction MOIS.DECALER, on entre une date de départ et un nombre de mois n et Excel nous renvoie alors la même date mais décalée de n mois. Et ça marche avec des nombres positifs comme négatifs !

Utilisation fonction MOIS.DECALER Excel

Comme on le voit dans l'exemple ci-dessus, Excel reconnaît automatiquement les mois à moins de 31 jours et adapte la date en fonction.

La fonction FIN.MOIS est pratique pour calculer des échéances comptables par exemple. Le principe de fonctionnement est similaire à celui de la fonction MOIS.DECALER. On entre une date de départ, un nombre de mois et Excel renvoie cette fois le dernier jour du mois correspondant à cette date décalée.
Une fois de plus, le nombre de jours dans le mois est clairement identifié par Excel.

Utilisation fonction FIN.MOIS Excel

C'est en utilisant cette formule que nous pouvons facilement calculer des délais de paiement du type '30 jours fin de mois'. Pour en savoir plus, lisez notre article consacré aux calculs d'échéances.

 

Comment obtenir des informations depuis une date ?

Décomposer une date

A l'opposé de la fonction DATE, Excel dispose de trois fonctions qui permettent d'en extraire les composantes : JOUR, MOIS et ANNEE.

Decomposition date

Extraire ces informations s'avère pratique pour des analyses de données.
Par exemple, pour sommer des ventes par mois, se baser sur le numéro de ce mois est plus pratique que d'additionner les jours un par un ou que d'identifier les bornes au premier et dernier jour.

 

Jour de la semaine et numéro de semaine

Excel nous propose aussi deux fonctions pour extraire le jour de la semaine et le numéro de semaine correspondant à une date, ces deux fonctions sont JOURSEM et NO.SEMAINE.
La première renvoie un nombre entre 1 et 7, la seconde un nombre entre 1 et 53.

Par défaut, Excel considère que les semaines commencent le dimanche, qui est donc le jour 1 jusqu'au samedi jour 7. C'est un schéma plutôt américain.
Pour un raisonnement plus européen, avec une semaine allant du lundi au dimanche, il nous faut préciser un 2 en deuxième argument de fonction. Ainsi, avec JOURSEM, les résultats iront de 1 lundi à 7 dimanche.

Pour le numéro de semaine, c'est plus subtil. La norme en vigueur en Europe veut qu'en plus d'un début de semaine le lundi, la semaine n°1 de l'année soit celle du premier jeudi. Pour obtenir un tel résultat, il faut utiliser la méthode 21 en deuxième argument.

Utilisation fonction JOURSEM NO.SEMAINE Excel

Pour plus d'informations sur les numéros de semaines et les règles de calcul précises, vous pouvez consulter cet article.

 

Comment utiliser les dates dans les fonctions ?

Dans les exemples précédents, nous avons utilisé les fonctions en faisant référence aux cellules dans lesquelles nous avions entrées ces dates.
On reconnaît qu'une date est correctement identifiée au fait qu'Excel, sans mise en forme appliquée, l'aligne à droite dans la cellule comme n'importe quel nombre. Elle est alors utilisable avec une référence dans la fonction.

Si on veut entrer la date directement dans la fonction sans passer par une cellule, il faut la saisir entre guillemets, comme s'il s'agissait d'un texte.

Utilisation date fonction sans reference guillemets

Si on omet les guillemets, Excel interprète la date comme une opération et commence par diviser les 3 nombres. Cela donne un nombre inférieur à 1, reconnu comme le 0 janvier 1900 par Excel.

Date sans guillemets non reconnue

Nous savons maintenant comment reconstituer des dates et en extraire des informations. Je vous propose de travailler sur un exercice de création de calendrier pour vous entrainer aux manipulations de dates.
Pour le traitement des jours ouvrés, toujours utiles dans des analyses business, consultez cet article.

N'hésitez pas à laisser vos questions en commentaires ou à nous dire si vous utilisez d'autres fonctions liées aux dates.

 

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