Déchiffrer les formules et adresses Excel en un clin d’oeil !

Dans Excel aussi, si une adresse n'est pas correctement écrite, il est impossible d'arriver à destination.
Dans Excel aussi, il y a des règles à respecter pour la rédiger proprement.
Certes, il nous aide puisqu'il suffit de cliquer sur une cellule pour voir apparaître son adresse exacte. Mais il est important de comprendre le fonctionnement et pourquoi toutes les adresses ne sont pas identiques.
Découvrons comment naviguer et se repérer au sein d'un fichier.

Differents types adresses Excel

 

Comparons avec une adresse postale

Pour bien comprendre à quoi correspondent chacun de ces éléments, il est intéressant de faire un parallèle avec une adresse postale.
Lorsque nous sommes à l'étranger, pour envoyer un courrier vers la France par exemple, il faut penser à le préciser au bas de l'adresse, pour que la lettre soit tout de suite aiguillée vers la France et qu'elle ne se perde pas dans le pays qui chercherait en vain un destinataire.
Si nous sommes en France, pas la peine de le mentionner, La Poste l'acheminera sans problème.
Dans Excel, le pays c'est le classeur. Si on n'en sort pas, pas la peine d'écrire son nom dans l'adresse.

Photo boite aux lettres

La feuille de calcul correspond en quelque sorte au département. Le code postal est obligatoire sur toute adresse mais on ne poste pas son courrier dans la même boîte selon sa destination, même département, région ou bien ailleurs au niveau national.
Dans Excel, c'est un peu différent puisque le nom de la feuille de calcul peut être omis si on reste dans celle-ci. Mais cela signale bien un aiguillage différent.

Enfin, l'adresse postale contient une rue et un numéro, l'adresse Excel de la cellule contient une lettre pour la colonne et un numéro pour la ligne. C'est l'élément qui cible le plus précisément la destination, il est obligatoire.

 

Revenons dans Excel

Si Excel utilise cette méthode, ce n'est donc pas uniquement pour lui. Cela nous facilite la tâche également. Plus il y a d'éléments dans la référence, plus il faut la chercher 'loin'.
Nous en avons mentionné 3, nous pouvons en ajouter un 4ème. Il s'agit du chemin d'accès au classeur qui est ajouté uniquement lorsque celui-ci est fermé.
Là encore, cela nous indique où chercher : sans le chemin, le classeur est déjà ouvert ; avec, nous savons où le trouver.

Voici un tableau de synthèse avec les 4 types de références que l'on est susceptible de croiser dans Excel.

Tableau types adresses Excel

Ces adresses désignent la même cellule mais elles sont obtenues à des emplacements différents.
Passons en revue ces 4 éléments et leurs particularités, du plus global au plus précis :

  • Adresse du fichier : il s'agit de l'emplacement où est enregistré le classeur
    Dans notre exemple : C:\Users\Jean-Rémy\Documents\
  • Nom du classeur : nom du fichier, placé entre crochets et avec l'extension (.xlsx, .xlsm...)
    Dans notre exemple : [Test.xlsx]
  • Nom de la feuille de calcul : tel qu'il est affiché sur l'onglet. Le point d'exclamation marque la fin du nom de la feuille et la séparation avec l'adresse de la cellule
    Dans notre exemple : Feuil1!
  • Cellule : elle comporte une lettre pour désigner la colonne et un nombre pour la ligne
    Dans notre exemple : C3

Notons qu'en cas de référence à un classeur ouvert, si nous le fermons par la suite, Excel ajoute immédiatement le chemin d'accès à la référence sans qu'il n'y ait de modification de formule à faire.

 

Tous les caractères ont leur utilité

Nous avons parlé ci-dessus de crochets, point d'exclamation mais on peut trouver d'autres caractères au milieu de cette adresse : $ ' :

Le symbole dollar est utilisé pour rendre absolues les références. Si ça ne vous parle pas, suivez le lien à la fin de cet article pour une explication complète sur les références absolue et relative.
Pour le moment, retenons que les supprimer ne génère pas d'erreur. Et cela ne change en rien l'adresse, ce qui n'est pas le cas des autres.

Le guillemet simple est toujours utilisé par paire et est obligatoire dans deux cas :

  • Le chemin d'accès au fichier figure dans l'adresse, c'est-à-dire si le classeur appelé est fermé
  • Le nom du fichier ou de la feuille de calcul comporte un espace

Excel les ajoute automatiquement à la sélection, le premier est placé au début de l'adresse (avant le chemin d'accès, le nom du fichier ou de la feuille), le second juste avant le point d'exclamation.
En cas de suppression, la validation devient impossible, Excel ne reconnaissant pas la référence.

Placement guillemets adresse Excel

Les deux points impliquent une plage de cellules et marquent la séparation entre la première et la dernière cellule. Dans une plage, la première cellule est celle située en haut à gauche, la dernière celle en bas à droite.
Les deux se trouvant sur la même feuille, le reste de l'adresse n'est pas répété avant la deuxième cellule.

Le tableau de synthèse ci-dessous récapitule les caractères spéciaux susceptibles d'être croisés dans une formule et leur signification.

Liste caracteres speciaux adresse Excel

Pour approfondir vos connaissances sur les formules et adresses, consultez cet article de présentation des références absolues et relatives. Vous y apprendrez en détail à quoi sert le symbole $.

Cet article dédié aux débutants présente des aspects essentiels pour pouvoir utiliser la pleine mesure d'Excel. Si vous avez des doutes ou interrogations, faites en part dans les commentaires.

 

Photo by Floris Oosterveld / CC BY

 

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