Enrichissez vos rapports Word ou Outlook avec des sparklines

La création de sparklines dans Excel n'ayant plus de secret pour nous depuis notre tutoriel, nous allons voir comment les intégrer dans un rapport écrit. Selon la définition d'Edward Tufte, c'est le but premier du sparkline : s'insérer dans un texte pour apporter des informations difficilement descriptibles, ou du moins de façon beaucoup plus succincte.

Voyons comment intégrer proprement un sparkline au sein d'un texte. Et c'est encore plus facile que de créer le graphique !


 

Copier le graphique depuis Excel

On commence par sélectionner la cellule contenant le sparkline voulu et on copie cette cellule. Avec le raccourci Ctrl + C, un clic droit, peu importe la méthode choisie.
Pour un rendu impeccable, on pense juste à masquer le quadrillage d'Excel avant de copier. S'il est affiché, il sera copié lui aussi. Et l'intégration dans le texte sera meilleure sans lui.

Masquer quadrillage copier sparkline
 

Coller dans Word ou Outlook

Si on utilise Excel, on utilise sans doute aussi Word comme traitement de texte ou Outlook comme messagerie. Pour faire au plus simple, c'est donc dans Word que nous allons poursuivre ce tutoriel. Toutes les remarques s'appliquent de la même façon pour Outlook dont le mode édition des mails est issu de Word. Que l'on fasse son reporting dans un document Word ou directement dans Outlook, cela ne change donc rien.

Nous allons effectuer un collage spécial en utilisant la commande du ruban. Dans le menu Accueil, nous cliquons sur la flèche sous l'option Coller puis nous sélectionnons Collage spécial...

Menu coller Word Outlook

On sélectionne l'option Image en mode point et on valide.

Collage special image mode point Word Outlook

Le collage spécial en tant qu'image est possible via un clic droit. De cette façon, l'image sera collée en tant que métafichier amélioré, également disponible via le menu Collage spécial.

Clic droit collage image Word Outlook

Cette méthode présente plusieurs inconvénients. Les bordures de la cellule Excel sont collées avec l'image. Comme le quadrillage, elles sont plutôt inesthétiques, et on doit d'abord les enlever dans Excel si on souhaite ne pas les faire apparaître.

Comparatif mode point metafichier ameliore histogramme sparkline

L'autre inconvénient concerne le rendu des courbes. Si les histogrammes s'affichent correctement en métafichier amélioré, ce n'est pas le cas des courbes.
Regardons ci-dessous la comparaison entre un sparkline collé en tant qu'image point, aspect identique à celui d'Excel, et un collé en tant que métafichier amélioré.

Comparatif mode point metafichier ameliore courbe sparkline

Niveau qualité, il n'y a pas photo...  Passer par le menu Collage spécial ne demande qu'un ou deux clics de plus !

 

Ajuster la mise en page

Pour que l'insertion soit parfaite, on modifie ensuite l'habillage du texte autour de l'image.
Par défaut, l'image est alignée sur le texte. On se rend dans le menu Outils image / Format du ruban puis Habillage. Optons plutôt pour un habillage Carré, le texte sera alors disposé tout autour de l'image.

Habillage texte carre Word Outlook

On ajustez enfin la hauteur de l'image pour qu'elle n'empiète pas sur les autres lignes.
A titre d'indication, avec un paramétrage facilitant la lecture dans Word (Police standard Calibri taille 11, interligne 1,5), on peut copier une cellule Excel de hauteur 21 (28 pixels) sans avoir à la redimensionner.

 

Voilà ci-dessous un exemple de rapport que l'on peut obtenir avec cette méthode.

Apercu insertion sparkline Word Outlook

Est-ce que vous utilisez les sparklines pour agrémenter vos rapports écrits ? Que pensez-vous du résultat final ? Laissez vos impressions en commentaires.

Si vous souhaitez utiliser des sparklines dans une série de rapports Word sans répéter cette manipulation, suivez notre tutoriel pour apprendre à publiposter des sparklines.

 

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6 réponses à Enrichissez vos rapports Word ou Outlook avec des sparklines

  1. laetitia dit :

    Bonjour Jean Rémy,

    Merci beaucoup. Je teste dès que possible et vous redis.
    Encore Merci et à bientôt.

    Laëtitia

  2. laetitia dit :

    Bonjour,

    Merci pour ce retour rapide.
    Je ne connais pas les macros : comment dois je procéder?

    Merci

    • Jean-Rémy dit :

      Bonjour,

      Si on part de zéro, il y a quelques étapes à expliquer 🙂 Et en quelques lignes dans les commentaires, ça risque de ne pas être très parlant.

      Ce que je vous propose, c’est de rédiger un article à ce sujet.
      Ça peut sûrement intéresser d’autres personnes et la démarche sera plus détaillée et plus claire pour tout le monde.

      J’essaie de faire ça pour la fin de semaine si ça vous convient.

      Bonne fin de journée
      Jean-Rémy

    • Jean-Rémy dit :

      Bonjour Laetitia,

      Pour savoir comment publiposter vos sparklines, lisez l’article spécifique en cliquant ici.
      Vous y trouverez tous les détails de la marche à suivre. Pour les points plus complexes, je renvoie vers d’autres articles du site avec des explications plus précises.

      J’espère que cela répondra à votre question.
      N’hésitez pas à me contacter si besoin.

      Bonne journée
      Jean-Rémy

  3. laetitia dit :

    Bonjour,

    Peut on publiposter un sparkline.
    soit : 1 sparkline différent pour chaque lettre

    Merci

    • Jean-Rémy dit :

      Bonjour Laetitia

      Merci pour votre commentaire

      Le publipostage d’un sparkline avec l’option standard dans l’onglet Word n’est pas possible. Il s’agit d’une mise en forme dans la cellule Excel mais celle-ci reste vide.
      Or, en publipostage, seule la valeur de la cellule est récupérée dans Word. C’est pour ça que les formats de nombre, par exemple, ne sont pas repris et qu’il faut les forcer dans le champ de fusion Word.

      Pour publiposter un sparkline, je ne vois pas d’autre solution que de passer par une macro qui effectuerait le collage spécial pour chaque graphique.

      N’hésitez pas si vous souhaitez plus d’infos
      Jean-Rémy

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