Comment passe le temps sur Excel ?

En parcourant les formats de nombre, nous avions observé qu'une catégorie Date et Heure s’était glissée au milieu des nombres, pourcentages et autres formats monétaires...
Dans cet article, nous allons découvrir comment Excel gère les dates et pourquoi leur format est rangé parmi les nombres. Une bonne compréhension de ce système ouvre aussi beaucoup de possibilités.


 

Le monde d’Excel est très jeune

Si Excel nous propose d’afficher un nombre sous forme de date, c’est pour une raison toute simple, Excel considère en effet chaque date comme un nombre à part entière.

En fait, Excel tient une sorte de compteur qui s’incrémente d’une unité chaque jour. Il débute le 1er janvier 1900 qui correspond au jour 1.
Ainsi, le 2 août 2016 correspond au nombre 42 584. Pour le vérifier, entrons simplement la date dans une cellule en utilisant un slash (/) comme séparateur. Excel reconnait automatiquement une date mais si nous changeons le format en nombre ou même standard, le nombre correspondant apparaît.

Gestion dates nombre Excel

Pour Excel, le monde est récent, il a commencé il y a 116 ans. Et ce n’est pas une échelle décalée par rapport à JC, il n’y a rien avant. Les nombres négatifs ne peuvent être affichés au format Date et Excel génère une erreur d’affichage.

Nombres negatifs impossibles afficher comme dates Excel

Si Excel n'a pas une longue histoire, la limite supérieure est fixée au 31 décembre 9999 soit 2 958 465 jours après le début de ce calendrier. Ce devrait être suffisant, même pour des business plans à long terme !

Limite superieure calendrier Excel
 

Et les heures dans tout ça ?

Le nombre entier correspond au jour et la partie décimale permet de gérer les heures au sein de la journée.

Si nous entrons la valeur 42 584,5, au format Date & Heure, Excel affiche 02/08/2016 12:00. En réalité, le compteur n'est pas incrémenté chaque jour mais il s’égrène à chaque seconde qui passe, comme une horloge.

Partie decimale heures Excel

Pour vérifier que ce compteur est alimenté chaque seconde, nous pouvons utiliser la fonction MAINTENANT. Elle ne prend aucun argument, il suffit d'écrire =MAINTENANT() et de la valider pour voir la date et l'heure du système s'afficher.
Il s'agit d'une fonction volatile, c'est-à-dire qu'elle se met à jour automatiquement à chaque recalcul du classeur. Il suffit d'entrer une autre valeur dans une autre cellule pour que 'l'horloge' s'actualise, y compris si elle est affichée au format numérique.

Mise a jour compteur date heure fonction MAINTENANT
 

Comment mettre en forme des dates ?

Dans la deuxième partie de la présentation des formats de nombre, nous avons appris à créer nos propres formats. Et bien puisque ce sont des nombres, nous pouvons faire de même avec les dates.

Cette fois, les codes sont composés de lettres. La partie Date est gérée avec les lettres j pour le jour, m pour le mois et a pour l’année. Pour la partie Heure, on utilisera h pour les heures, m pour les minutes et s pour les secondes.

Attention, la lettre m peut donc aussi bien désigner le mois que les minutes. Comment Excel fait la différence ? Cela dépend du contexte dans lequel elle est utilisée

  • Avec les lettres j ou a, elle est interprétée comme mois
  • Avec les lettres h ou s, elle est interprétée comme minutes
  • Seule, elle est interprétée comme mois

Ainsi, on ne peut afficher les minutes seules, il faut obligatoirement ajouter les heures ou secondes au format.

Ci-dessous la liste des caractères que nous pouvons utiliser dans les formats date et heure.

Elements formats date Excel

Comme pour les nombres 'standards', les possibilités offertes par Excel sont grandes. Elles seront d'ailleurs plus claires avec quelques exemples d'utilisation de ces codes.

Elements formats date heure Excel
 

Utiliser ce calendrier pour calculer des durées

Ce mode de fonctionnement a le mérite d’être intuitif, il suffit d’ajouter un nombre à une date pour la décaler d’autant de jours.
Inversement, calculer un délai est aussi extrêmement facile. Une simple différence entre deux dates nous donne une durée en jours, ou même en heures.

La mise en forme pour les durées est basée sur les mêmes éléments. Ainsi, plus la peine de faire des divisions à rallonge pour convertir le résultat.
Celui-ci étant un nombre, il suffit d'utiliser les mêmes lettres j, m et a pour le placer sur cette échelle de temps.
Par exemple, pour afficher l’âge d'une personne, on fait la différence entre la date du jour et sa date de naissance puis on utilise le format : aa "ans".

Calcul duree age difference dates

En revanche, cette méthode est quelque peu approximative. Si la durée en jours est toujours exacte puisqu'il s'agit d'un nombre entier, la conversion en mois et années se fait sur la base du calendrier qui commence au 01/01/1900.
Par exemple, entre le 1er juillet et le 1er septembre, il s'écoule 2 mois ou 62 jours, résultat de la différence entre les 2 dates. Affiché en mois, avec le format m "mois", ce résultat donne 3 mois. Parce que sur le calendrier Excel, le 62ème jour est le 02/03/1900 donc au cours du 3ème mois.

Imprecision calcul duree age difference dates

Il faut être prudent lorsqu'on utilise cette méthode de calcul, elle est imprécise et convient dans certaines situations : pour afficher des durées longues et approximatives. Pour estimer un âge, c'est généralement suffisant.
A moins de vouloir connaître l'âge au jour près. Dans ce cas, on peut utiliser la fonction DATEDIF pour un calcul très précis, comme nous l'avons fait dans cet article.

Pour en apprendre encore plus sur les dates, consultez la page dédiée dans les Essentiels d'Excel. Vous y retrouverez une série d'articles pour progresser petit à petit sur le sujet, notamment :

 

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