Découvrir les formats de nombre sur Excel

Dans un précédent article, nous avons parlé de l'importance du format des nombres dans toute présentation chiffrée. Pour rendre les chiffres plus lisibles et les tableaux moins ennuyeux.
Ces réflexions étaient d'ordre général. Dans cet article, voyons comment appliquer ces conseils et formater des nombres efficacement dans Excel.
Cette présentation est en deux parties. Dans ce 1er article, on se concentre sur les formats existants dans Excel. Ceux qui connaissent déjà les bases peuvent consulter le 2ème article dans lequel nous créons nous-mêmes nos propres formats.


 

Petit coup de main d'Excel pour commencer

Par défaut, un nombre n'a pas de format spécifique. Tous les chiffres sont accolés, la seule notion de mise en forme est l'alignement à droite. Et là dessus, Excel nous facilite la tâche.
Nous en avions parlé la dernière fois, aligner les nombres à droite permet d'avoir tous les chiffres comparables entre eux alignés en colonnes.

Ça a aussi le mérite de vérifier que notre nombre est saisi correctement. Par exemple, si nous tentons de saisir nous-mêmes un espace en guise de séparateur de milliers, Excel convertit le nombre en texte et l'aligne à gauche.

Pour appliquer un format rapidement, Excel nous propose un groupe de raccourcis dans l'onglet Accueil du ruban. Ces formats, on les retrouve dans la fenêtre Format de cellule. Nous allons donc utiliser le bouton en bas à droite de ce groupe pour ouvrir cette boîte de dialogue.

Formats de nombre ruban
 

Des formats de cellule préenregistrés

Fenetre Format cellule

C'est dans cette boîte de dialogue que l'on gère toutes les options de mise en forme pour la ou les cellules sélectionnées. Elle contient plusieurs onglets, nous allons nous concentrer sur le premier d'entre eux : Nombre.

Excel nous guide dans notre choix pour sélectionner un format et nous propose une liste de catégories. Il nous propose aussi un exemple pour le format que nous choisissons, histoire de vérifier avant de valider.
Les possibilités sont extrêmement nombreuses, nous allons voir les principales sections de cette fenêtre.

 

Standard

Le format Standard est celui par défaut de toute cellule Excel, il n'applique aucune mise en forme. Le nombre est affiché tel que saisi, seuls les zéros non significatifs (en début de nombre ou en dernières décimales) seront supprimés.
Les chiffres sont placés les uns derrière les autres, les décimales ne s'affichent que si le nombre en contient.

Format nombre Standard
 

Nombre

Le format le plus courant, on peut y fixer un nombre de décimales précis et ajouter un séparateur de milliers, indispensable pour une lecture des nombres longs.
Quelques options de nombres négatifs : couleur de police standard ou en rouge, avec ou sans signe moins.

Format nombre Nombre
 

Monétaire

Le séparateur de milliers est ici automatique. On règle le nombre de décimales, la devise et les mêmes options pour les négatifs.

 

Comptabilité

Il est proche du format monétaire mais seules la devise et les décimales sont paramétrables.
Ce format comprend aussi des options imposées :

  • Séparateur de milliers
  • Retrait sur la droite
  • Affichage des valeurs zéros sous forme de tirets
  • Alignement des signes – sur la gauche.

Format nombre Comptabilite exemples

Le format Comptabilité peut être obtenu directement avec les deux boutons ci-dessous, le premier ajoute une devise, pas le second.

Format nombre Comptabilite ruban
 

Date & Heure

Si vous vous demandez ce que les dates viennent faire ici, c'est parce qu'Excel les traite comme des nombres. Consultez cet article pour en savoir plus !

 

Pourcentage

Le format Pourcentage affiche le symbole % à la fin du nombre, seul le nombre de décimales est ajustable.

Format nombre Pourcentage

On peut appliquer ce format sans décimale avec le bouton ci-dessous.

Format nombre Pourcentage ruban

Pour la saisie de pourcentage, tout dépend de l'ordre dans lequel on réalise les opérations :

  • Si la valeur figure déjà dans la cellule, elle est multipliée par 100 et le symbole % est ajouté quand on change le format. En effet, une valeur de 60% correspond à 0,6 en forme décimale, Excel la traite de la même façon.
  • Si le format est appliqué en premier, le nombre saisi par la suite est affiché tel quel avec le symbole % ajouté à la fin.

 

Fraction

Ce format affiche la partie décimale du nombre sous forme de fraction. On peut choisir la précision de la fraction dans la liste.

Format nombre Fraction

Ci-dessous, un exemple avec une précision à 3 chiffres. La partie entière n'est pas intégrée à la fraction.

Format nombre Fraction exemples

Ce format est évidemment destiné à une utilisation mathématique.

 

Scientifique

Un autre format pour les matheux : le nombre est affiché en puissance de 10. On choisit la précision avec le nombre de décimales.

Format nombre Scientifique
 

Texte

Ce format affiche la valeur telle qu'elle a été saisie, le nombre se trouve aligné sur la gauche. Mais les calculs restent possibles.
Il est utile pour forcer l'affichage de zéros en début de nombre par exemple. Avec un autre format, ceux-ci seront directement supprimés.

Format nombre Texte exemple

Avec ce format, Excel signale une erreur et propose de convertir le texte en nombre. Le format est alors basculé sur Standard. Et dans cet exemple, les 2 zéros sont supprimés.

Erreur nombre texte conversion
 

Spécial

Cette catégorie est complémentaire de la catégorie Texte, elle traite les nombres sur lesquels on n'effectue pas de calcul mais qui sont affichés selon un format précis : codes postaux, numéros de téléphone ou numéros de sécurité sociale.
Les paramètres régionaux permettent d'adapter les formats proposés aux spécificités de chaque pays.

Format nombre Special parametres regionaux

Nous allons utiliser les paramètres français dans les exemples ci-dessous.

Le format Code postal affiche 5 chiffres avec un zéro initial s'il est inférieur à 10 000. Lorsqu'on entre la valeur 01100, Excel la convertit automatiquement en 1100 en supprimant le 1er zéro, croyant que nous voulons saisir un nombre. Le format spécial permet de le rétablir sur 5 caractères.

Format nombre Special code postal

Avec le format numéro de téléphone, le 1er zéro est rétabli de la même manière et les chiffres sont groupés par deux.

Format nombre Special numero telephone

Le format N° Sécurité Sociale regroupe les chiffres par 1, 2 ou 3 selon leur signification.

Format nombre Special securite sociale
 

Personnalisée

Dans cette catégorie, nous avons la possibilité de créer nos propres formats de nombre. Pour ce faire, il faut rentrer le code dans la case Type. Il est composé de divers éléments comme dans les exemples proposés par Excel.

Format nombre Personnalise

C'est l'objet d'un article spécifique mais pour une première approche, on peut sélectionner n'importe lequel des formats préétablis puis basculer sur Personnalisé.
Excel donne alors, dans le champ Type, le code qui correspond au format sélectionné.

 

Régler les décimales depuis le ruban

Pour terminer ce chapitre, précisons que le groupe Nombre comporte deux boutons pour respectivement ajouter et supprimer des décimales. Ils fonctionnent avec tous les formats qui acceptent les décimales et permettent d’en régler le nombre sans ouvrir la fenêtre Format de cellule.

Format nombre reglage decimales ruban

Cette première partie était plutôt destinée aux débutants, j'espère qu'elle aura été utile en guise d'introduction. Laissez-nous vos éventuelles questions en commentaires.
Certains n'ont peut-être rien appris. Dans ce cas, je vous propose de passer au niveau supérieur et de construire vos propres formats à l'aide de cet article !

 

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