Rendez vos tableaux attrayants, travaillez leur mise en forme

Reconnaissons-le, un tableau de chiffres n'est jamais très attirant dans une présentation ou un reporting.
Pourtant, c'est souvent la meilleure solution pour donner des résultats précis. Chose difficile à faire avec des graphiques comme nous l'avons expliqué dans cet article.
Mais quelques efforts pour mettre en forme un tableau suffisent à garder l'attention des auditeurs ou des lecteurs.

Voyons donc en quelques points, simples et rapides à mettre en œuvre, comment rendre nos tableaux faciles à lire !


 

Formater les nombres judicieusement

Si nous avons plusieurs tableaux de données à présenter, simplifions leur présentation si on ne veut pas perdre notre public dès le début. Evitons donc ceci !

Tableau sans format

Toutes les informations y sont mais aucun effort n'est fait sur la mise en forme. Il faut de longues secondes pour analyser les résultats de chaque BU.

Pourtant, avec seulement 3 opérations simples, on améliore considérablement la lisibilité du tableau.

 

Séparateurs de milliers

Lorsque les nombres comportent plus de 5 chiffres, il devient compliqué de les lire s'ils sont tous accolés. Un séparateur de milliers permet de voir immédiatement l'ordre de grandeur de ces nombres.

Tableau séparateur milliers
 

Alignement à droite

L'alignement à droite est la meilleure solution pour identifier tout de suite les valeurs qui sortent du lot. Dans le tableau ci-dessous, le CA de la Business Unit F comporte 8 chiffres, c'est le nombre le plus long. Du coup, on remarque immédiatement qu'il est le plus élevé.

Format tableau alignement droite

En alignant à droite une colonne de nombres, les chiffres comparables (millions, centaines de milliers...) sont placés directement les uns en dessous des autres. Ainsi, on compare facilement les nombres dès la première 'colonne' !

Alignement droite colonnes nombre

Notons qu'Excel nous facilite la tâche puisqu'il aligne toujours les nombres à droite par défaut. Si aucun format n'est appliqué dans une cellule, les nombres sont alignés à droite et les textes à gauche.
Profitons de la bienveillance d'Excel et ne forçons pas un alignement à gauche ou au centre.

Alignement droite nombre par defaut
 

Chiffres significatifs

Cette étape n'est pas systématique. Mais nous devons nous poser la question :
Dans notre exemple, a-t-on besoin de voir le détail du CA à l'euro près ? Sur un montant à plus de 8 millions par BU, quelques centaines d'euros ne font pas une grande différence. Quel intérêt alors de les afficher ? Affichons les valeurs en k€ et on simplifie encore la lecture des nombres.

Format tableau chiffres significatifs

En plaçant côte à côte le premier et le dernier tableau, l'écart de lisibilité est flagrant et sans perte d'informations capitales.

Tableau comparatif formats
 

Trier et filtrer les valeurs

Si on fait en sorte que nos chiffres soient lisibles dès le premier coup d'œil, évitons aussi les tableaux à rallonge. Regardons l'exemple ci-dessous.

Liste sans tri

Cette fois, le format des nombres permet d'identifier tout de suite les lignes dignes d'intérêt. Mais la lecture est ralentie par des lignes sans grand intérêt à cause de leurs faibles valeurs.

Dans ce cas, on a une liste de 25 produits, il n'y a pas de raison de les laisser dans cet ordre. Commençons par trier les valeurs en ordre décroissant.

Liste triee

C'est déjà mieux, les produits les plus vendus sont tous en haut du tableau. Mais une autre question se pose : a-t-on besoin de mentionner tous les produits ?
Peut-être, si on veut faire une revue exhaustive, pas d'autre choix que de présenter les 25 produits. Dans ce cas, contentons-nous déjà du tri.

Par contre, si on veut présenter une synthèse des résultats, les 10 premiers produits représentent 97% du CA total. On peut sans doute se limiter à ceux-ci. Et on regroupe le reste sur une ligne 'Autres'.

Liste filtrée

C'est quand même plus rapide à lire un tableau de cette taille ! De toute façon, qui serait allé jusqu'à la 25ème ligne... ?

 

Légender les tableaux

Un tableau peut toujours susciter des questions, répondons aux plus évidentes en ajoutant un titre, qui indique le périmètre et l'unité utilisées.

Tableau legende

Cela permet aussi de retrouver facilement les données quand on revient sur le fichier plus tard pour le mettre à jour par exemple.

On peut aussi se servir du titre pour expliquer que toutes les valeurs ne figurent pas dans le tableau. Revenons à l'exemple des 25 produits. On peut se passer de la ligne 'Autres produits' en précisant que seuls les 10 premiers sont affichés.

Liste legende

Ainsi, on évite les remarques des plus assidus qui pourraient voir que le total ne correspond aux chiffres précédents. (Si vous en doutiez, le total des 25 produits est égal à celui des 7 BU de l'exemple précédent !)

 

Ces conseils restent basiques mais sont essentiels pour assurer une bonne lisibilité de n'importe quel tableau de données.

Pour savoir comment utiliser correctement les formats de nombre dans Excel, vous pouvez consultez les deux liens suivants :

N'hésitez pas à partager vos propres conseils dans les commentaires si vous en avez d'autres !

 

Abonnez-vous à la newsletter

Illustration couverture ebook 100 trucs et astuces pour Excel-ler au travail

Et recevez gratuitement l'ebook 100 trucs et astuces pour Excel-ler au travail (5€ sur Amazon)

Votre adresse mail ne sera pas communiquée et vous pourrez vous désabonner à tout moment.

Taggé .Mettre en favori le Permaliens.

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.