Les sommes conditionnelles avec SOMME.SI ou SOMME.SI.ENS

Que ce soit en analyse de données ou en reporting, la somme conditionnelle est souvent incontournable. Connaître le total d'un indicateur en filtrant sur un ou plusieurs critères est essentiel pour tous ceux qui travaillent avec des données au quotidien.
Aussi, dans cet article, je vous propose de découvrir les fonctions SOMME.SI et SOMME.SI.ENS qui permettent de réaliser ces calculs simplement dans Excel. Voyons dans le détail comment les utiliser.

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SOMME.SI ou SOMME.SI.ENS : quelle fonction utiliser ?

Pour les calculs conditionnels, Excel nous propose 2 types de solutions :les fonctions en .SI avec un seul critère et les fonctions en .SI.ENS avec plusieurs. Les fonctions de somme qui figurent dans le titre sont sûrement les plus connues. Mais le même constat existe avec les fonctions de dénombrement, NB, et de moyenne, MOYENNE.
Dans cet article, nous nous intéresserons donc indifféremment à ces 3 types de calcul et pas seulement aux sommes. Le but est de comprendre les différences et l'intérêt de disposer de deux fonctions à chaque fois.

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Valeur, affichage, précision : tout savoir sur les nombres

Nous avons déjà consacré deux articles aux formats de nombre.

En complément de ceux-ci, nous allons voir dans cet article quelques remarques sur les nombres et leur valeur à bien distinguer de leur format.

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Imbriquer des fonctions pour des calculs plus élaborés

La puissance de calcul d'Excel nous permet d'élaborer des formules complexes et d'imbriquer plusieurs fonctions. Ça se révèle très utile pour les analyses de données ou pour des reportings performants.
Mais avant d'en arriver là, commençons avec des exemples simples. Pour cela, réutilisons nos connaissances sur les booléens et les conditions VRAI/FAUX que nous avons abordés dans un article précédent.

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Avec les fonctions Excel, soigner ses arguments

Pour utiliser pleinement Excel, il est indispensable de maîtriser ses fonctions. A défaut de pouvoir toutes les connaître, il faut au moins comprendre leur mode de rédaction. Pour cela, on fait appel des arguments. A quoi correspondent-ils ? Comment les renseigner ? Voyons tout cela dans cet article.

 

Qu'est-ce qu'un argument ?

Une formule Excel est introduite par le signe égal. Ensuite, nous pouvons utiliser une combinaison de :

  • Valeurs numériques
  • Références : cellules ou plages, dans la feuille, le classeur ou externes
  • Fonctions

Si pour les deux premiers, la saisie est entièrement libre, elle est guidée pour les fonctions. Lorsque nous commençons à saisir quelques lettres, Excel ouvre automatiquement une petite fenêtre avec les fonctions disponibles.

Suggestion fonctions Excel

Nous pouvons alors continuer la saisie ou sélectionner une fonction dans la liste. Excel continue alors de nous assister en nous montrant comment la rédiger. Cette fonction commence toujours par une parenthèse ouvrante, chaque parenthèse ouverte devra bien sûr être refermée.

Une fonction est composée d'arguments. Chaque argument prend, là aussi, la forme d'une valeur numérique, d'une cellule ou plage ou bien d'une autre fonction imbriquée.
Les arguments sont séparés par des points-virgules. Lorsqu'Excel en rencontre un, il passe à l'argument suivant de la fonction. C'est ce qui s'affiche dans l'aide à la saisie, le petit cadre en surimpression dans la feuille de calcul.

Fonction Excel 2 arguments

Pour bien comprendre cette notion d'arguments, on peut utiliser la fenêtre Arguments de la fonction qui s'ouvre en cliquant sur le bouton à côté de la barre de formule. Dans cette fenêtre, Excel place un bloc pour chaque argument de la fonction. La distinction est donc très claire.

Fenetre arguments fonction

Certaines fonctions n'ont aucun argument comme AUJOURDHUI et MAINTENANT qui renvoient respectivement la date et l'heure du système en temps réel.

Fonctions Excel sans argument

D'autres en acceptent un seul, les fonctions JOUR, MOIS et ANNEE par exemple, à qui on donne une date.

Fonctions Excel 1 argument

Certaines prennent au moins un argument et en acceptent jusqu'à 255, limite maximale dans Excel. C'est le cas de la fonction SOMME qui accepte donc entre 1 et 255 arguments. C'est avec elle que nous allons voir comment distinguer les arguments qui sont exigés par Excel de ceux laissés libres.

 

Arguments obligatoires et arguments facultatifs

Dans la fenêtre Arguments de la fonction, ceux qui sont obligatoires sont inscrits en gras, les facultatifs en caractères normaux. Ici, l'argument Nombre1 est obligatoire, Nombre2 est facultatif. Mais Excel lui ajoute un cadre pour nous montrer que nous ne sommes pas limités.

Fenetre arguments obligatoires facultatifs

Si nous entrons une valeur dans ce champ Nombre2, il ajoute un cadre Nombre3, etc...

Fenetre ajout arguments fonctions

Dans l'aide à la saisie, les arguments facultatifs sont placés entre crochets, au contraire des obligatoires. Pour nous repérer plus facilement, Excel met en gras l'argument en cours de saisie.

Aide saisie arguments fonctions

Une fois l'intégralité des arguments saisis, il ne nous reste plus qu'à fermer les parenthèses ouvertes. En cas de formules imbriquées, il s'agit d'être vigilant pour les fermer correctement et ne pas oublier d'arguments au passage. Là encore, Excel nous aide en mettant en gras les deux parenthèses correspondantes : à l'ouverture et à la fermeture.

Aide saisie parentheses gras

Avec une seule fonction, la gestion des parenthèses est plutôt simple. Ça commence à se corser lorsqu'on imbrique plusieurs fonctions les unes dans les autres.

Le type de valeur attendu dans chaque argument est différent d'une fonction à l'autre. Pour vous aider dans cet apprentissage, vous pouvez vous référer à notre guide des fonctions qui contient une fiche détaillée pour une centaine de fonctions. Dans chacune d'elles, vous trouvez notamment une explication sur les types de valeurs requis dans chaque argument.

Terminons cet article en signalant que l'aide à la saisie qui figure dans la feuille de calcul est parfois trompeuse. La séparation entre arguments obligatoires et facultatifs n'est pas très claire. Nous en discutons dans cet article, consultez-le pour savoir exactement de quoi nous parlons.

N'hésitez pas à faire part de vos questions en commentaires. Bien comprendre le concept des arguments est essentiel avec les fonctions Excel.

 

Placer ses dollars astucieusement

Alors non, nous ne parlerons pas de placement financier dans cet article !
Mais nous faisons suite à l'analyse des adresses où nous avons découvert les différentes composantes permettant de retrouver n'importe quelle référence.
Il y a un caractère que nous n'avons pas encore expliqué et il a son importance : le symbole $.

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Découvrir les graphiques sparklines

Dans notre article sur l'élaboration de reportings, nous avons mentionné les graphiques sparklines comme un choix de graphique à part entière. Le rôle du graphique n'est pas de transmettre des valeurs précises mais de faire ressortir des informations générales, comme une tendance, un classement ou une répartition.
Les sparklines sont des 'condensés' de graphiques qui remplissent parfaitement ce rôle. Voyons une définition plus complète pour bien comprendre dans quels contextes les utiliser.

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Tableau ou graphique : faire le bon choix pour ses reportings

Lorsqu'on se lance dans un reporting, il ne faut pas se précipiter. Construire un bon tableau de bord demande du temps et de la réflexion. Il ne suffit pas de trouver les bons indicateurs, encore faut-il savoir comment les représenter.
Avant d'élaborer des graphiques complexes, posons-nous les bonnes questions. A-t-on besoin d'un graphique ? Est-ce toujours la bonne solution pour un reporting lisible ? Doit-on forcément éviter les tableaux de chiffres pour les non-financiers ?
Avant d'aborder la visualisation de données, commençons par répondre à toutes ces questions.

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Trouver le numéro de semaine à partir d’une date

La numérotation des semaines répond à une norme bien précise que ne prend pas en compte Excel par défaut. Retrouver le bon numéro de semaine n’en devient pas plus compliqué pour autant. Il suffit de connaître la bonne méthode pour obtenir une numérotation conforme. Voyons comment faire.

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Connaître un âge au jour près

Dans l’article de présentation du calendrier Excel, nous avions terminé par calculer des durées, simplement en faisant la différence entre deux dates. Les formats personnalisés permettent alors de convertir ce nombre de jours en années et mois sans la moindre opération. Mais nous avions aussi vu que le résultat était approximatif. Si on peut s’en contenter parfois, comment faire pour connaître un âge au jour près, exprimé en années, mois et jours ?
Une décomposition est toujours possible mais pour aller plus vite, appelons une fonction cachée d’Excel !

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